Специалист по организационному и документационному обеспечению. Помощник руководителя» Программа повышения компетенции с учетом с требований профессионального стандарта 07.002.

При оплате ло 16 июля - скидка 15%

Продолжительность 16 учебных часов (по 4 учебных часа в день)

Программа разработана с учетом с требований профессионального стандарта 07.002

«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления

организацией» (утв. приказ Минтруда России от 15.06.2020 №333н).

Программа обучения

Модуль первый

 1.    Помощник руководителя в структуре организации.

• Требования к профессиональным и личным качествам помощника руководителя.
• Задачи, обязанности и компетенции помощника руководителя.

2.    Профессиональный стандарт «Специалист ДОУ».

• Требования, предъявляемые к специалисту ДОУ.
• Обобщенные и трудовые функции и трудовые.
• Необходимые умения и знания.

3.    Тайм-менеджмет в работе помощника руководителя.

• Элементы тайм-менеджмента.
• Причины дефицита времени.
• Принципы и правила эффективного управления временем в работе помощника руководителя.
• Расстановка задач по приоритетам.

4.    Организация работы офиса и приемной.

• Офисное оборудование и расходные материалы.
• Предметы первой необходимости.
• Организация рабочего места помощника руководителя и кабинета руководителя.
• Правила эргономики в офисе.

5.    Бережливый офис – система 5С.

• Рациональное использование офисного пространства.
• Цветовое решение офисного пространства и психология восприятия
• Основные виды потерь в офисе и методы их снижения.

6.    Офисное гостеприимство.

• Правила офисного гостеприимства.  
• Чай-кофе для посетителей.  
• Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола.  
• Как правильно встретить посетителя и представить его руководству другим сотрудникам.

7.    Деловой этикет и стандарты корпоративной культуры.

• Значение делового этикета для профессиональной деятельности.
• Общие принципы делового этикета.
• Старшинство в деловом этикете.
• Взаимоотношения между мужчинами и женщинами в деловом этикете.
• Правила делового этикета в служебных отношениях.
• Правила приветствий и представлений.
• Порядок и формы представлений.
• Рукопожатие. Обращение «ты» - «Вы».

8.    Невербальный язык.

• Межличностное пространство.
• Значение мимики, жестов, осанки.
• Разновидности жестов и жесты-паразиты.

9.    Речевой этикет.  

• Этикетные формулы делового общения.
• Правила речевого поведения.
• Темы, которых следует избегать при общении с коллегами.

10. Деловые подарки.

• Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах.
• На что стоит обращать внимание, выбирая подарок для делового партнера.

11. Имидж делового человека. Понятие имиджа и делового этикета.

• Роль помощника руководителя в создании имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации.
• Деловой имидж помощника руководителя.
• Формирование первого впечатления.
• Код консервативности внешнего вида.
• Требования к внешнему виду и одежде делового человека.
• Дресс-коды деловой среды.
• Недопустимые вещи в деловом имидже.

12. Особенности телефонной коммуникации.

• Особенности делового телефонного разговора.
• Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации).
• Сценарий и структура телефонного звонка.
• Начало и окончание телефонного общения.
• Особенности общения по мобильной связи и мессенджерам.
• «Табу» при телефонном общении и через мессенджеры.
• Фиксация результатов телефонных переговоров.
• Типичные ошибки при телефонном общении.

13. Деловой этикет в цифровой среде. Что такое цифровой этикет?

• Правила современного цифрового этикета.
• Поведение и имидж в социальных сетях.
• Общение в мессенджерах при личном и групповом общении.

14. Организация совещаний.

• Типы совещаний и состав участников.
• Разработка повестки дня и оповещение участников совещаний.
• Правила ведения протокола совещаний.
• Формы протоколов.
• Информирование о принятых решениях.
• Контроль выполнения поручений

15. Организация деловых мероприятий (совещания, переговоры, конференции).

• Подготовка программа мероприятия.
• Подготовка помещения к мероприятию.
• Подготовка публичных выступлений руководителя.
• Встреча деловых партнеров в аэропорту, на вокзале, около места проведения мероприятия.
• Правила рассадки по автомобилям.
• Документирование деловых мероприятий.
• Видео, аудио, фотосъемка.
• Организация культурной программы и выбор деловых подарков.
• Проводы гостей

16. Особенности подготовки онлайн-совещаний.

• План и начало встречи.
• Роли участников встречи.
• Обязанности модератора встречи.
• Зрительный контакт, артикуляция и жестикуляция.
• Тайминг, модерация и взаимоуважение во время онлайн-встреч.
• Окончание онлайн-совещаний.

Модуль второй

1.    Делопроизводство для помощника руководителя.

• Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами.
• Основные функции документа.
• Основные виды документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные).

2.    Электронный документооборот и электронный архив.

• Преимущества и риски СЭД.
• Особенности работы с электронными документами и электронным архивом. 
• Применение электронной подписи. 
• Варианты смешанного документооборота и хранения документов.
• Возможности и ограничения.
• Смешанные варианты хранения документов.
• Сроки хранения электронных документов.

3.    Основные требования к оформлению документов.

• Требования к оформлению документов.
• Состав реквизитов документа.
• Оформление постоянных реквизитов.
• Бланки документов.
• Оформление переменных реквизитов.
• Особенности оформления реквизитов «Справочные данные об организации», «Адресат», «Гриф утверждения», «Заголовок к тексту», «Дата», «Отметка о приложении», «Гриф согласования», «Виза», «Подпись», «Электронная подпись», «Отметка об исполнителе» в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016
• Обязательные и переменные реквизиты для разных видов документов.

4.    Технология работы с документами. Организация документооборота.

• Регистрация документов.
• Движение входящей документации.
• Движение исходящей документации.
• Контроль исполнения документов

5.    Систематизация и хранение управленческих документов.

• Систематизация документов в делопроизводстве.
• Номенклатура дел организации.
• Формирование дел.
• Индексация дел и сроки их хранения.
• Экспертиза ценности документов и подготовка дел к архивному хранению.
• Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

6.    Правила деловой переписки. Особенности официально-делового стиля документов.

• Язык и стиль служебных документов и писем.
• Особенности официально-делового стиля документов.
• Основные требования к написанию деловых документов.
• Правила оформления делового письма.
• Формулы вежливости в деловой переписке.
• Структура делового письма.
• Типичные ошибки при составлении деловых документов и писем

7.    Особенности написания электронных писем.

• Отличие электронного письма от бумажного.
• Что важно учитывать при электронной переписке.
• Формы вежливости и обращения к адресату.
• Стиль и структура электронного делового письма.
• Требования к оформлению электронного делового письма.
• Начало и окончание деловой электронной переписки.
• Время ответа на электронное письмо.
• Работа с полями и отправка приложений при электронной переписке.